Organisasjonsplan

Organisasjonsplanen er et "levende dokument".

Ved å klikke lenken under kommer dere til den siste versjonen.

Kongsten Idrettsforenings Organisasjonsplan

Rollebeskrivelser

Leder
  • Er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger

  • Står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet

  • Innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene

  • Anviser utbetalinger sammen med kasserer

  • Skal påse at valg, adresseforandringer, medlemsoversikter og annet som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister.

  • Er ansvarlig for at viktig informasjon kommuniseres til klubbens medlemmer.

  • Har rollen «Ansvarlig politiattest» (obligatorisk rolle fra NIF): Ansvarlig for at politiattest blir avkrevd og registrert for alle relevante personer.

 
Nestleder
  • Fungerer som leder under dennes fravær

  • Bistår leder og danner et lederteam med denne

  • Har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem

 
Styremedlemmer

To faste, og to vara

  • Møter på styrets møter

  • Tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets arbeid og vedtak

 
Kasserer
  • Disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer

  • Har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne (https://www.idrettsforbundet.no/klubbguiden/klubbokonomi/regnskap/)

  • Anviser utbetalinger sammen med leder

  • Har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne

  • Setter opp resultatregnskap ved sesongslutt og påser at dette blir revidert til årsmøtet

 

IT-ansvarlig

Har ansvaret for alle klubbens IT-verktøy. Dette inkluderer:

  • Forvaltning av interne IT-verktøy og løsninger, inkl. utføre administratoroppgaver i disse, deriblant:

    • Sørge for at nettsidene til klubben fungerer, og vedlikeholde struktur og innhold på disse

    • Sørge for at klubbens Facebook-side og grupper fungerer, vedlikeholde struktur, og gi nødvendige tilganger

    • Administrasjon av klubbens Office 365 løsning, inkl. brukeradministrasjon og utdeling av e-postadresser til nye personer i relevante roller

    • Sikre at regninger for de verktøyene klubben betaler for blir betalt i tide

  • Vedlikeholde en oversikt over eksterne verktøy og løsninger klubben bruker, samt bistå relevante personer med å få tilgang til disse.

  • Betjene e-postkontoene webmaster@kongsten-if.no (for diverse) og kifadmin@kongsten-if.no (e-postkontoen for adminbrukeren i Office 365)

  • Vedlikeholde dokumentet «Brukerveiledning IT-verktøy Kongsten IF», som skal inneholde veiledere for alle interne og eksterne IT-verktøy/løsninger klubben bruker 

 
Trenerveileder

Trenerveilederen skal styrke det idrettsfaglige arbeidet i klubben. Sentralt i dette arbeidet står etableringen av et nettverk for klubbens trenere.

 

Rollen innebærer:

  • Være en sentral bidragsyter til Sportsplanen for hele fotballgruppa

  • Samarbeide med alle trenerne

  • Arrangere trener- og lagledersamlinger (minst én på våren og en på høsten)

  • Utarbeide kurs- og kompetanseplan for alle trenerne; sørge for at alle gjennomfører NFF sine grasrottrenerkurs på relevant nivå

  • Ved behov, lede enkelte lags treninger i samarbeid, og etter avtale, med lagets trener

  • Skal via møter eller personlig kontakt informere alle nyvalgte trenere og lagledere om fotballgruppas organisasjon og Sportsplan

  • Arrangere de første treningene i nye lag (prøvetreninger), og bistå lagets trenere slik at de kommer i gang med treninger i egen regi

  • Være klubbens representant i relevante nettverksgrupper i byen og kretsen (f.eks. i regi av FRID, FFK sitt bysamarbeid)

 
Fagansvarlig barneidrett

Dette er en rolle som honoreres fra LAM (Lokale aktivitetsmidler), som fordeles av FRID hvert år, gitt at kravene er oppfylt.

Det er naturlig, og ønskelig, at det er Trenerveilederen som også påtar seg denne rollen.

Formål med stillingen:
Utarbeide årsplaner for barneidretten, følge opp og gi faglig støtte til trenere og instruktører, motivere trenere, instruktører og foreldre til å gå på kurs. 

 

Krav for stillingen:

  • Dokumentere engasjement gjennom kontrakt  

  • Gjennomført en kveldssamling i regi av FRID, som omhandler oppgaven som trenerkoordinator  

  • Gjennomført 16 timers aktivitetslederkurs i barneidrett i regi av FRID/Viken Idrettskrets. Dette gjelder i inneværende eller tidligere år. 

All planlagt aktivitet og gjennomført aktivitet skal rapporteres til styret.

 
Barneidrettsansvarlig

Dette er en obligatorisk klubbrolle fra NIF.

  • Sikre at klubben har gode rutiner for å spre informasjon om bestemmelser og rettigheter til trenere, frivillige og foreldre.

  • Sikre forankring av rettigheter og bestemmelser i klubbens styre og undergrupper, slik at barneidrettsperspektivet blir ivaretatt i klubbens drift og arrangement, og kunne begrunne hvorfor dette er viktig.

  • Sørge for at klubben gjennomfører foreldremøter etter oppstart av aktivitet, bli kjent med foreldrene og sikre at det blir gitt nødvendig informasjonen om hva det innebærer å være medlem i klubben.

  • I særidrettslag: Sikre god variasjon i barneidrettsaktiviteten, slik at det stimulerer helhetlig utvikling – ref. utviklingsplanen.

  • Arbeide for at klubbens kostnader blir holdt på et rimelig nivå for å sikre bred deltakelse, også fra grupper med lav betalingsevne.

  • Bidra til at alle barn blir inkludert i idretten, uavhengig av bakgrunn.

 
FIKS-ansvarlig

Være administrator for klubben i FIKS-systemet (Fotballens informasjons- og kommunikasjonssystem).

 

Dette innebærer bla. et ansvar for følgende oppgaver:

  • Løpende vedlikehold av diverse informasjon:

    • Generell informasjon om klubben

    • Personer i klubbens sportslige og administrative roller

    • Lagene og personer i lagrollene

    • Spilleroversikten

  • Påmelding av lag til seriespill neste sesong, ihht. NFF sine frister

  • Godkjenne søknader om overganger

  • Rapportering av kampresultater for hjemmekamper, etter innrapportering fra laget (gjelder kun kamper i klassene 13 år og oppover)

Denne rollen har også ansvaret for søknad om treningstider for sommer- og vintersesongene, på hhv. Kongstenbanen, i aktivitetssaler (f.eks. Gudeberg Skole) og i Kongstenhallen. Dette gjøres i Kommunens booking-verktøy BookUp.

 
Materialforvalter

Ansvarlig for innkjøp, utlevering, vedlikehold og oppbevaring av forbruksmateriell til treninger og kamper.

 

Rollen innebærer:

  • Holde oversikt over beholdning av klubbens utstyr og hvor det befinner seg

  • Holde oversikt over hvem som har fått og hvem som har levert inn drakter.
    Utlevering av drakter til nye spillere skjer fortløpende.
    Bytte av drakter for hele klubben skjer to ganger i året – på våren før oppstart av kampsesongen, og etter sommeren før høstens kamper.

  • Løpende kartlegge behov for utstyr

  • Administrere tilgang til trenere/lagledere til klubbens utstyrsboder (bua og andre oppbevaringssteder, som Gudeberg skole, Kongstenhallen)

  • Sørge for at det er ryddig og oversiktlig i bua

  • Gjøre innkjøp basert på klubbens avtaler med leverandører, der relevant

  • Fremlegge behov for innkjøp for godkjenning av Leder

 

Merk: Mat, drikke og annet utstyr som trengs til kiosdriften er Kioskansvarlige sitt ansvar.

Miljøkontakt

Dette er en rolle som honoreres fra LAM (Lokale aktivitetsmidler), som fordeles av FRID hvert år (pt. 10.000, gitt av kravene til rollen er oppfylt).

 

Formål med stillingen:
Inkludere flere funksjonshemmede, barn og unge med særlige behov og mennesker med minoritetsbakgrunn til idretten. Miljøkontaktens oppgave er å gi innvandrerbarn, funksjonshemmede og andre med særlige behov og deres foreldre tilstrekkelig informasjon og trygghet til å finne seg til rette i klubben. Det er ønskelig om miljøkontakten kan besøke hjemmet og hilse på foreldre og informere dem om hvordan idrettslaget fungerer. 

 

Krav til stillingen:

  • Kontrakt gjeldende enten for kalenderåret eller fra høsten av for skoleåret.  

  • Gjennomført inkluderingskurset (tidligere Du&Jag Alfred).  

  • Kunne dokumentere behov for oppfølging av innvandrerbarn/unge 

 

Rollen innebærer:
Hjelpe til deltagelse på forskjellige arrangementer, cuper, klubbdager, kamper, kjøring til kamper. Sørge for betaling av kontingent eller søke om å dekke denne.
All planlagt aktivitet og gjennomført aktivitet skal rapporteres til styret.

 
Rekrutteringsansvarlig

Har et generelt ansvar for rekruttering til klubbens eksisterende lag, og skal jobbe for at det opprettes nye lag i relevante årsklasser der klubben eventuelt mangler lag.

Har et spesielt ansvar for å rekruttere til nytt lag i den yngste aldersklassen hvert år. Dette inkluderer rekruttering i relevante barnehager før sommeren, og i relevante 1.klasser etter sommeren, f.eks. med utdeling av informasjonsskriv og gjennom direkte kontakt med foreldrerepresentanter/klassekontakter.
Rekrutteringsansvarlig er også ansvarlig for å fasilitere det nye lagets første treninger (prøvetreninger) – selve treningene gjennomføres av klubbens Trenerveileder, eller en trener fra et av de eksisterende lagene. 

 
Kioskansvarlige

To stykk

  • Fordele kioskansvaret ut ifra hvilke lag som spiller hvilke dager. Lage liste.

  • Lage en oversikt over hva som skal gjøres når man har kioskvakt som kan sendes ut.

  • Kjøpe inn eller få de som skal stå i kiosken til å kjøpe inn det som trengs.

© 2020 Kongsten Idrettsforening.